Intervju med Johanna Kajson – Bröllopskoordinator

Hej Johanna!

Välkommen till Weddingstories.se. Vad roligt att vi fått chans att ställa lite frågor till dig.

Du är ju superbröllopskoordinatorn nummer 1 som både varit med i Nyhetsmorgon, varit expert i Aftonbladet TV under prinsessan Madeleines bröllop, planerat en rad bröllop till både kända och okända personer och som just nu håller på att skriva en bok. Du är dessutom mamma och nybliven husägare. Vilken meritlista!

Har vi missat något? Kan du berätta lite kort om dig själv? Du är även proffsbloggare. Hur hinner du med allt!?

OJ, haha. Ja förutom det som är lite mer synligt såsom bloggen, Youtube, Instagram och bröllopen så driver jag ju ett eventbolag där jag jobbar med stora bolag som Bonnier Tidskrifter och hjälper dem att skapa säljdrivande marknadskampanjer. Eventsälj helt enkelt skulle man kunna säga. I sommar jobbar vi med tidningen Amelia och dem har jag jobbat med i flera år vilket är kul. Och så håller jag på att klura på en konceptbyrå som eventuellt lanseras i höst så visst finns det en massa saker jag jobbar med i det dolda också i bolaget och jaa du – hur jag hinner med allt? Det gör jag inte, eller som egenföretagare ligger man ständigt back i maillistan och todo-listan och det är något jag har fått lära mig med åren att acceptera. Att man aldrig kommer bli ”klar” för dagen för det finns alltid saker att göra. Men jag försöker sätta mig på söndagarna och göra veckans todo och dela upp alla uppgifter per dag – både för jobbet och privat. Där skriver jag in ”hämta paket” och ”träna” bland ”skriva klart nästa kapitel” och ALLT du kan tänka dig. Jag älskar att bocka av saker.

Du är själv gift, hur många år är det sedan du och din man sa ja till varandra? Det är 5 år nu i augusti så vi år väl fira, en av mina bröllopsfotografer tyckte vi skulle gå ner på stranden och förnya löftena och ha bröllopsfest igen, gud så roligt det hade varit!

Hur länge har du varit verksam som bröllopskoordinator? Jag startade 2010 och har jobbat som bröllopskoordinator sedan dess. Jag har vuxit med branschen för då visste folk knappt vad en bröllopskoordinator var och man trodde det skulle vara något amerikansk som inte skulle funkar här i Sverige. Men alla har ju så lite tid idag och alla vill få till det där personliga och härliga bröllopet så visst finns det en stor bröllopsmarknad. Jag älskar att hjälpa mina brudpar att skapa deras drömdag.

Vad började det med? Började du arbeta som bröllopskoordinator innan du gifte dig eller tvärtom? Ja jag började jobba med det innan jag ens var förlovad faktiskt så de hade ingenting med mina egna tankar kring bröllop att göra utan det var i och med att jag startade eventbolaget som jag tänkte att bröllop är ju festernas fest så det vill jag också göra. Det yrket fanns som sagt knappt då så det blev en del i min verksamhet och jag jagade upp mitt första bröllop att göra helt gratis för att visa på referens och lära mig hur jag funkade i den rollen. Jag är ju utbildad affärsinriktad projektledare vilket är en bra grund att stå på för även om det ser ut som ett fluffigt och kreativt arbete så är 95% framför datorn med listor och förhandlingar. Det är ett rätt administrativt arbete att vara bröllopskoordinator.

Varför just bröllopskoordinator? Det är ju festernas fest och det finns ingen kund som är så rolig som ett brudpar. Att se deras lycka när allt faller på plats och blir 1000 gånger bättre än de hade vågat tro och hoppas.

”Jag älskade inte bröllop innan jag drog igång men har blivit helt kär i branschen efterhand” Allt är ju så vackert för ögat som har med bröllop att göra också.

Hur skulle du säga att ditt jobb såg ut då du började jobba i bröllopsbranschen? Hur såg den typiska kunden ut? Då var det egentligen bara de med störst budget som hade råd att anlita en bröllopskoordinator, och som var de som kom på tanken att ta hjälp.

“Idag är en bröllopskoordinator för vem som helst vilket jag älskar” Jag gillar de personliga bröllopen och att varje kund är unik. Men då fick jag se till att visa på att branschen kunde ändras, vi var bara några få som jobbade med bröllop på den tiden och vi alla har fått kämpa rätt hårt och jobba många gratistimmar för att visa på att bröllopskoordination kan vara för vem som helst. Nu kan jag ha bröllop för 30 – 300 gäster och det är precis så det ska vara.

Kan du se någon skillnad mellan de personer som anlitar en bröllopskoordinator idag mot när du började? Är par mer benägna att kontakta en bröllopskoordinator idag? Absolut, de flesta vill ha en bröllopskoordinator på något sätt idag och se till att de är på rätt väg och ha ett bollplank i hur man kan göra saker. Och ha någon som ansvarar för allt på sin stora dag så att man själv kan slappna av och njuta. Jag försöker hitta en lösning så att jag kan finnas tillgänglig för alla men helhetkoordinationer kostar såklart mer och drar iväg. Då är en bröllopskonsultation perfekt för dem med en mindre budget. Eller – så småningom tänker jag att min bok som släpps i augusti ska vara det bästa verktyget för detta. En bröllopskoordinator till alla!

Hur ser ett typiskt jobbuppdrag ut? Hur långt i förväg kontaktar man dig? Det vanligaste är att jag får förfrågan 18-12 månader innan bröllopet. Ibland är det kortare tid än så men de flesta är ute i god tid.

“Många mailar mig redan dagen efter att de förlovat sig, haha.” Älskar peppen i det! Då intervjuar jag brudparet för att få grepp om dels vad de önskar för bröllop men även vad de önskar för typ av hjälp av mig. Sedan börjar vi alltid med en klassisk bröllopskonsultation där vi går igenom precis allt som har med bröllopet och dess planering att göra. Prioriteringar, budget, checklistan, leverantörstips – your name it. Många klarar sig bra på bara den men för de kunderna som jag gör helbröllop så fortsätter arbetet med att jag håller i taktpinnen för checklistan och vi jobbar oss igenom planeringen över mail, Skype, telefon och ibland med personliga möten. Många brudpar bor utomlands så då blir det mycket mail men det funkar riktigt bra. Jag brukar göra moodboards med bilder och text för att fånga deras önskemål så att kunder och brudpar kan se till att allt blir som de önskar.

Hur många uppdrag hanterar du parallellt? Nu för tiden vill jag hålla mig på max 3 stora helkoordineringar per år personligen men vi håller på att bygga upp ett litet Great Weddings team med flera bröllopskoordinatorer så att Great Weddings ska kunna ta sig an fler. Utöver det så är det en hel del småmöten, konsultavstämningar och såklart så gör vi fler bröllop där vi är på plats och genomför bröllopet även om de inte haft hjälpen att planera längst hela vägen. Men min favorit är helt klart bröllopskonsultationerna och det finns ingen begränsning på hur många såna jag kan göra per år!

Hur ser bröllopen ut idag jämfört med för några år sedan? Kan du urskönja några trender i hur bröllopen går till, i hur man satsar på ett bröllop etc? Det går absolut trender och bröllopen fortsätter bli större, flera dagar och folk lägger mer pengar men man vill också få ut så mycket som möjligt av de pengarna så det gäller att göra aktiva, personliga val. Trender som gått som ni säkert känner igen är pompomsen och hela pappersDIY, vimplar, glasburkar, vintagevaser, cupcakes, macaroons, naked cakes, träfat…. Det är lite kul att varje sommar så ser många bröllop rätt lika ut i dekoren, även om alla har försökt göra det så unikt som möjligt. “Det är en lite trendpåverkad bransch utan att man vet om det.” Och så ska det vara. Jag tycker inte man ska undersöka trender utan bara gå på vad man själv önskar av sin stora dag.

Vad är fördelen med att anlita en bröllopskoordinator? Att man får en lugn och skön planering och vet VAD man ska göra och NÄR man ska göra det. Alla mina brudpar säger att de hade bråkat sönder sig om de inte hade haft mig. Det är nog vanligare än man vill tro att bröllopsplaneringen inte var så där rosaskimrande som man hade önskat… Sedan är en stor fördel att vi kan branschen, dess kostnader och kan se till at ni betalar rätt pris för rätt sak. Oftast säger mina brudpar att de pengarna de la på mig sparade de in genom att jag förhandlade resten av leverantörerna så bra. I Sverige är vi inte vana att förhandla så de flesta köper en sak rakt av. Istället kanske man kunde fått ner priserna 20% på hela bröllopet om man bara hade lite kunskap kring vad det kan kosta och jämföra. Jag tar ALDRIG provision från leverantörer eller mellanhänder utan man betalar mig som bröllopskoordinator för att få den bästa hjälpen och sedan ser jag till att hitta de bästa leverantörerna till rätt priser för just ER. Det är viktigt att poängtera, man vill inte höra att en fotograf är bra men få veta sedan att en bröllopskoordinator tjänade 10% från den för att ni bokade, det känns fel på alla sätt och vis.

Vilka är dina bästa tips när det kommer till bröllopsplanerande, förutom att anlita dig såklart?

♥ Lägg en plan för allt som ska göras och i vilken ordning och håll er till den. Försök inte att göra allt på en gång för då blir man bara förvirrad.

♥ Förhandla! Våga fråga om alternativ i priset.

♥ Oroa er inte för vädret, det blir vad det blir och ni kan ändå inte påverka det

Hur pass förhandlingsbart är det när det kommer till bröllop? Många tycker att det känns som att så fort man nämner ordet bröllop så blir det per automatik dyrare.Vilka är dina bästa förhandlingsknep och tips?Allt går att förhandla – såklart. Ställ öppna frågor som ”vi har bara denna budgeten, vad kan ni göra för det”? Eller ”ok, finns det någon liknande blomma som kostar mindre men som ändå förmedlar samma känsla?”. Försök hitta alternativ och våga fråga om bättre pris. Anledningen till att det blir dyrare är för att leverantörerna plockar fram det finaste och bästa och det med allra högst kvalité till er stora dag och då blir det dyrare. Jag kan lova er att de inte lägger på priset ”bara för att”. Det är viktigt att tänka på.

Vilka är de vanligaste misstagen man gör när man själv ska planera sitt bröllop? Är det något man ska undvika? Att man försöker göra många saker parallellt och tänker på saker som ska hända 3 månader fram och oroar sig i onödan. Och att man inte ber om hjälp – våga be om hjälp!

”Min bok ska göra det möjligt för varenda människa i Norden att ha sin egen bröllopskoordinator i fickan”

Du har ett väldigt gediget cv, hur ser planerna ut framöver för Johanna Kajson? Vad är nästa mål? OJ! Jag har några riktigt roliga bröllop i år (på Johannas blogg har vi kunnat läsa att ett av dessa stora bröllop är ingen mindre än entreprenören och bloggaren Kenzas, reds anm.) och nästa år att genomföra och så ser jag fram emot att släppa min bok, Planera ditt drömbröllop med Johanna Kajson, och försöka sälja slut på den såklart. Det är mitt största mål just nu, att försöka sälja varenda bok som trycks nästa år. Men sen… Ja där är lite hemliga planer för Great Weddings som jag inte kan berätta om än men jag tänker att bröllopskvalitén ska förstärkas i Sverige och att bröllopskoordination ska vara för alla, så det ska vi ta tag i under våren. Och så vill jag få mitt andra bokkontrakt i livet, jag håller på med en synopsis som jag hoppas ska landa bra.

 

Upp